k1 · 6 min de leitura

Da carteira à primeira cobrança

Carteira, no k1, é a lista de quem deve à sua empresa e de quanto deve. Ela pode entrar de três jeitos: uma cobrança de cada vez, uma regra que se repete todo mês, ou um arquivo com a carteira inteira. Este guia percorre os três, e o que acontece depois que você salva.

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O documento vem primeiro

Toda cobrança começa pelo CPF ou CNPJ, e a razão é prática: o documento é a identidade do devedor no k1. Ao digitar, o k1 procura na sua base. Se a pessoa já existe, os dados aparecem preenchidos e são atualizados quando você salvar. Se não existe, o cadastro dela é criado junto com a cobrança, sem passar por outra tela.

Os três modos

  • Cobrança única. Um valor, um vencimento. É o caso comum.
  • Assinatura. Uma regra que gera uma cobrança por mês, sozinha. Tem guia próprio em Assinaturas.
  • Em lote (CSV). Um arquivo com muitas linhas de uma vez.

Cadastrar uma cobrança

  1. Abra a janela Devedores no dock e clique em Nova cobrança.
  2. Escolha pessoa física ou jurídica e informe o documento.
  3. Complete nome, telefone com WhatsApp e e-mail, se o cadastro for novo.
  4. Preencha o valor em aberto e o vencimento.
  5. Ajuste, se quiser, juros, multa e observações.
  6. Clique em Salvar e acionar agente.

Os campos que mudam o resultado

  • Telefone. É por ele que o agente encontra a pessoa. Telefone errado é uma cobrança que nunca sai do lugar.
  • Valor em aberto. O quanto falta hoje, não o valor original do contrato. O k1 atualiza a partir daqui.
  • Vencimento. A data-base de tudo. Se estiver no futuro, a cobrança entra como A vencer: já aparece no extrato, e não corre multa nem juros até a data chegar.
  • Juros e multa. Opcionais. Os detalhes estão em Juros e multa.
  • Observações. Contexto que fica com a cobrança: acordos anteriores, restrições, histórico.

Importar a carteira em lote

Quem chega com muitos casos não digita um a um. No modo Em lote, você arrasta um arquivo CSV e o k1 cria devedores e cobranças de uma vez. As colunas obrigatórias são documento, nome, telefone, valor_original e vencimento, e a própria tela oferece o modelo para baixar e um conjunto de dados de exemplo para você ver o formato funcionando antes de montar o seu.

Antes de importar, a tela mostra uma prévia das primeiras linhas: é a hora de perceber que a coluna de valor veio no formato errado, ou que o separador não é o esperado. Depois da importação, o resumo separa o que entrou do que não entrou, em três números: válidas, duplicadas e inválidas. As linhas com erro vêm listadas com o número da linha e o motivo, para você corrigir só aquelas no arquivo e reenviar.

Duplicada não é erro: é uma linha que já existe na sua base. O k1 não recria nem soma duas vezes.

O que acontece depois de salvar

A cobrança entra como um débito no extrato do devedor e o saldo dele sobe na hora. Se a data já venceu, o agente inicia o contato pelo WhatsApp, dentro das regras que você configurou. Se ainda vai vencer, ele apenas avisa e lembra, e só passa a negociar depois do vencimento.

Os estados de uma cobrança

  • A vencer. Lançada, ainda dentro do prazo.
  • Aguardando pagamento. Vencida e em cobrança.
  • Parcialmente amortizada. Recebeu pagamento, ainda tem saldo.
  • Vencida. Passou do prazo sem pagamento.
  • Quitada. Saldo zerado.
  • Baixa manual. Você registrou um pagamento recebido por fora.
  • Cancelada. Retirada da cobrança, com estorno lançado no extrato.

Antes de importar tudo

Capriche na base. Telefone certo e valor correto valem mais do que qualquer configuração do agente: é por eles que ele encontra a pessoa e negocia o número verdadeiro. Uma carteira com telefone velho não é um problema de IA, é um problema de cadastro.

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